Ogólna

Procedura certyfikacji systemów zarządzania dotycząca norm ISO 9001, ISO 14001, jest podzielona na 4 kroki.   Auditorzy są wyznaczani przez Dyrektora Jednostki Certyfikującej GEM CERT zgodnie z posiadaną przez nich rejestracją na poszczególne branże przemysłu i usług i posiadanymi kwalifikacjami.  
 
1.   Krok 1:   Celem tego działania jest rozpoznanie potrzeb Klienta, ocena możliwości realizacji usługi przez jednostkę certyfikującą, oraz przygotowanie właściwej oferty na certyfikację i utrzymanie certyfikacji na dany system zarządzania.  Obejmują one działania:

1. kontakt przedstawiciela GEM CERT z Klienten w celu określenia jego potrzeb
2. wypełnienie przez klienta właściwego dla danego systemu zarządzania kwestionariusza, w zakresie danych o firmie, niezbędnych do przygotowania oferty. 
3. sporządzenie przez GEM oferty na certyfikację i przesłanie jej klientowi do akceptacji
4. przygotowanie i przesłanie umowy na certyfikację.
5. zawarcie umowy przez Jednostkę Certyfikującą i Klienta.
6. wyznaczenie auditorów
7. ustalenie z Klientem terminu auditu

 2.  Krok 2:  Audit certyfikacyjny
Audit certyfikacyjny składa się z dwóch etapów.
Audit etap 1- ocena gotowości systemu zarządzania Klienta do certyfikowania. Audit prowadzony na miejscu u Klienta.
Celem tego auditu jest:

1.  dokonanie przez auditora wiodącego oceny udokumentowanych informacji systemu zarządzania Klienta;   ocena specyficznych dla lokalizacji klienta warunków oraz przeprowadzenie rozmów z personelem klienta w celu określenia gotowości do drugiego etapu,
2.  przeprowadzenie przeglądu statusu klienta i zrozumienia przez niego wymagań normy, zwłaszcza w odniesieniu do identyfikacji kluczowych wyników działań, celów lub znaczących aspektów, procesów, celów i działania systemu zarządzania.
3.   uzyskanie informacji o zakresie systemu zarządzania, w tym o:                                                                                                                                             

• lokalizacji klienta, stosowanych procesach i wyposażeniu,
• mających zastosowanie wymaganiach prawnych i regulacyjnych,
• środkach nadzoru, (szczególnie w przypadku klientów wielooddziałowych);  
• przeprowadzenie przeglądu przydziału zasobów do drugiego etapu i uzgodnienia z klientem szczegółów drugiego etapu, zaplanowanie auditu;
• skoncentrowanie się na zaplanowaniu drugiego etapu poprzez osiągnięcie wystarczającego zrozumienia systemu zarządzania klienta i prowadzonej przez niego działalności w danej lokalizacji w kontekście normy dotyczącej systemu zarządzania lub innego dokumentu normatywnego;
• ocenę, czy są planowane i realizowane audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania, oraz czy poziom wdrożenia systemu zarządzania uzasadnia gotowość klienta do drugiego etapu.

 
Klient otrzymuje raport z auditu Etapu 1, zawierający wnioski jak również wskazanie zidentyfikowanych słabych punktów, które mogłyby zostać ocenione, jako niezgodności podczas Etapu 2 -auditu certyfikacyjnego.  W przypadku negatywnego wyniku auditu etap 1, audit ten tj. etap 1 musi zostać powtórzony.  Do auditu etap 2 można przejść tylko po uzyskaniu pozytywnego wyniku z auditu etap1. Termin auditu ETAP 2 powinien być ustalony z uwzględnieniem potrzebnego czasu na rozwiązanie problemów zidentyfikowanych podczas auditu ETAP 1.    
 
ETAP 2- audit certyfikacyjny
 
Przed Etapem 2 klient otrzymuje plan auditu z nim uzgodniony.  Audit ETAP 2 prowadzony jest w miejscu prowadzenia działalności. Podczas auditu w firmie, sprawdzana jest skuteczność wdrożenia systemu zarządzania.   Podstawą są wymagania uzgodnionej normy zarządzania.   Zadaniem Klienta jest wykazać, że stosuje swoje procedury w praktyce.  Po zakończeniu auditu klient jest informowany o wyniku auditu podczas spotkania zamykającego.   Wynik auditu jest dokumentowany w raporcie.   Niezgodności są dokumentowane w raportach niezgodności.  Auditorzy decydują o klasyfikacji niezgodności na duże i małe.  Duża niezgodność prowadzi do powtórzenia auditu tj. ponownego sprawdzenia danego obszaru, lub do przedstawienia nowych dokumentów.   Auditor wiodący decyduje o zakresie i skali re-auditu, ale tylko elementy objęte niezgodnością są przedmiotem ponownego auditu.   Ponowny audit jest fakturowany według rzeczywistego czasu zgodnie z cennikiem jednostki certyfikującej.  W przypadku niezgodności małej, muszą być podjęte i sprawdzone działania korygujące jeszcze przed decyzją o wydaniu certyfikatu.    
 
Audit etapu 2 obejmuje, co najmniej:

• informacje i dowody zgodności ze wszystkimi wymaganiami stosownej normy dotyczącej systemu zarządzania lub innych dokumentów normatywnych;
• monitorowania, pomiary, raportowanie i przegląd osiągania kluczowych celów i wskaźników (zgodnych z oczekiwaniami w stosownej normie dotyczącej systemu zarządzania lub innym dokumencie normatywnym);
• zdolność systemu zarządzania klienta i sposobu jego działania do spełniania mających zastosowanie wymagań przepisów prawnych, regulacyjnych i umów;
• nadzoru operacyjnego klienta nad procesami;
• auditów wewnętrznych i przeglądów zarządzania;
• odpowiedzialności kierownictwa za polityki klienta.

 3.  Krok 3 - Decyzja o przynaniu/ odmowie/ utrzymaniu  certyfikacji

Certyfikat jest wydawany po pozytywnej weryfikacji dokumentów z auditu, w tym raportu z auditu, dowodów zamknięcia ewentualnych niezgodności, potwierdzenia zgodności z procedurą certyfikacyjną przez kierownictwo Jednostki Certyfikującej GEM CERT. Certyfikat jest wydawany tylko wówczas, gdy zostały zamknięte niezgodności.   Certyfikaty GEM CERT są ważne max przez 3 lata pod warunkiem przeprowadzania rocznych auditów kontrolnych/ nadzoru w przedsiębiorstwie.  Zatwierdzony raport oraz Certyfikat systemu zarządzania, jako dokument potwierdzający przyznanie certyfikacji jest przekazywany Klientowi.
 
Informacja o wydaniu lub wycofaniu certyfikatu może być przekazana na życzenie.
 
4. Krok 4 - Audity nadzoru

Przed auditem kontrolnym uaktualniane są dane firmy w celu uwzględnienia istotnych zmian mających wpływ na zakres działalności lub procesu klienta.   W przypadku istotnych zmian takich jak znaczne zwiększenie zatrudnienia, zmniejszenie zatrudnienia, rozszerzenia lub zmniejszenia zakresu działalności, może być konieczne przygotowanie nowej wyceny auditu i przedstawienia zaktualizowanej oferty na audit nadzoru. Audit kontrolny jest prowadzony zgodnie z uzgodnionym przez auditora planem auditu.    Audit jest planowany w porozumieniu z klientem.  Pierwszy audit kontrolny musi być przeprowadzony nie później niż 12 miesięcy od daty decyzji o wydaniu certyfikatu.   W przypadku nie przeprowadzenia auditu nadzoru w terminie, certyfikat musi być zawieszony lub wycofany, przy czym zawieszenie nie może trwać dłużej niż 6 miesięcy.  W przypadku niezgodności dużej procedura jest taka sama jak przy audicie certyfikacyjnym.   W przypadku małych niezgodności, określane są działania korygujące i ich skuteczność weryfikowana jest na następnym audicie.   Po audicie kontrolnym klient otrzymuje zatwierdzony raport z auditu. 
 
Celem auditu nadzoru jest potwierdzenie, że certyfikowany system zarządzania nadal spełnia wymagania danej normy. Zakres auditu nadzoru
 
Audity w nadzorze są auditami na miejscu i obejmują m.in.
- audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania;
- przegląd działań podjętych w odniesieniu do niezgodności zidentyfikowanych podczas
  poprzedniego auditu;
- postępowanie z reklamacjami;
- skuteczność systemu zarządzania pod względem osiągania wyznaczonych przez Klienta
  celów;
- postęp planowanej działalności mającej na celu ciągłe doskonalenie;
- sposób prowadzenia nadzoru nad procesami;
- przegląd wszelkich zmian od poprzedniego auditu
- stosowanie znaków i/lub wszelkiego powoływania się na certyfikację;
- nadzór nad udokumentowanymi informacjami.
 
4.1  Audit recertyfikacyjny/ ponownej certyfikacji:

Przed upływem ważności certyfikatu musi być przeprowadzony audit recertyfikacyjny/ wznawiający w przedsiębiorstwie, przedłużający ważność certyfikatu na kolejne 3 lata.  Skuteczność całego systemu zarządzania jest badana podczas auditu recertyfikacyjnego.  Przed auditem wznawiającym uaktualniane są dane firmy w celu uwzględnienia istotnych zmian mających wpływ na zakres działalności lub procesu klienta. Zmiany w systemie zarządzania muszą być przedstawione przez klienta w formie pisemnej. Audit jest przeprowadzany według zasad  w kroku 2.   Przygotowywana jest nowa oferta obejmująca kolejny trzy letni cykl. Zawarta wcześniej umowa pozostaje nadal ważna.   
 
5. Certyfikacja wieloodziałowa

Wielooddziałowa certyfikacja jest stosowana w przypadku firm posiadających różne miejsca produkcyjne, ale realizujące podobne procesy produkcyjne lub w przypadku firmy matki i oddziałów działających czysto, jako biura regionalne.    W ramach certyfikacji grupowej lokalizacje, które mają być auditowane są dzielone pomiędzy audit certyfikacyjny i audity kontrolne. 
 
Grupowa certyfikacja jest możliwa, jeśli spełnione są następujące warunki: 

• System zarządzania, który stosuje się do wszystkich oddziałów/ miejsc produkcyjnych jest w taki sam sposób ustanowiony, opracowany i utrzymywany.  Dotyczy to także większości udokumentowanych informacji związanych z procesami.   
• Nadzór nad całym systemem zarządzania jest prowadzony centralnie przez przedstawiciela zarządzania jakością usytuowanego w centrali, obejmujący audity wewnętrzne i przegląd zarządzania.   Jest on upoważniony do wydawania instrukcji wszystkim oddziałom/ miejscom produkcyjnym.    
• Niektóre działania są realizowane centralnie: projektowanie wyrobu i procesu, zaopatrzenie, zasoby ludzkie itp.
• Wszystkie lokalizacje są powiązane prawnie z centralą.

 
Podczas przeglądu gotowości (etap 1) oraz etapu 2., oceniane są dodatkowo raporty z auditów wewnętrznych z wszystkich miejsc jak również zalecenia działań korygujących i ich wdrożenie.  W przypadku takiej samej działalności w różnych lokalizacjach, możliwe jest próbkowanie zgodnie z dokumentem normatywnym  IAF MD 1, dostępnym na stronie PCA.

6. Rozszerzanie zakresu certyfikacji

 Rozszerzanie zakresu certyfikacjiRozszerzenie zakresu certyfikacji ( działalności i lub geograficzne) może nastąpić na wniosek Klienta. Konieczna jest nowa wycena, sporządzenie nowej oferty oraz podpisanie aneksu do umowy na certyfikację. Ocena dodatkowej działalności/ lokalizacji może odbyć się w ramach dodatkowego/ specjalnego auditu lub podczas auditu nadzoru. Decyzja o certyfikacji jest dokonywana tak jak w przypadku auditu certyfikacyjnego. W przypadku udzielenia certyfikacji, wystawiane są nowe certyfikaty  z nowym zakresem, lecz z datą ważności taką jak dotychczasowe certyfikaty.
 
7.  Ograniczanie zakresu certyfikacji, zawieszanie, cofanie certyfikacji
 7.1   Ograniczanie zakresu certyfikacji
Możliwe jest ograniczenie zakresu certyfikacji, aby wykluczyć te części działalności klienta, które stale, lub w poważnym stopniu nie spełniają wymagań certyfikacyjnych. Jednakże te części nie mogą wpływać na zdolność organizacji do spełniania wymagań danej normy systemu zarządzania.  W przypadku ograniczenia zakresu certyfikacji, wystawiany jest nowy certyfikat z nowym zakresem certyfikacji, lecz z datą ważności taką jak dotychczasowy certyfikat.
 
7.2   Zawieszenie certyfikacji
następuje w poniższych przypadkach:

• certyfikowany system zarządzania organizacji stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań certyfikacyjnych, w tym wymagań dotyczących skuteczności systemu zarządzania;
• organizacja nie wyraża zgody na przeprowadzenie auditów w nadzorze z wymaganą częstością, która wynosi co najmniej raz w roku kalendarzowym;
• organizacja dobrowolnie poprosiła o zawieszenie;
• stwierdzenia przekroczenia przez organizację praw i obowiązków określonych w umowie o certyfikacji;
• niespełnienia w terminie zobowiązań finansowych wobec GEM CERT.

 Zawieszenie ważności certyfikatu nie może przekroczyć sześciu miesięcy. W zawieszeniu, certyfikacja jest czasowo nieważna. W przypadku zawieszenia, organizacja powstrzymuje się od dalszego powoływania się na certyfikację oraz stosowanie Znaku certyfikacji. 
 Jeśli kwestie, które sprawiły zawieszenie certyfikacji zostaną usunięte, wówczas certyfikacja jest przywracana. 
 
7.3   Cofnięcie certyfikacji
Cofnięcie certyfikacji następuje w przypadku:

• stwierdzenia, że nie zostały rozwiązane w ciągu 6 miesięcy kwestie, które spowodowały zawieszenie;
• stwierdzenia trwałego zaprzestania: produkcji wyrobów, świadczenia usług lub stosowania
• procesów objętych zakresem certyfikatu;

Po cofnięciu certyfikatu Klient jest zobowiązany do zaprzestania powoływania się na status organizacji certyfikowanej i używania certyfikatów we wszystkich materiałach reklamowych w trybie natychmiastowym od poinformowania Klienta o jego statusie.
W przypadku cofnięcia certyfikatu, informacja o tym fakcie jest publikowana na stronie GEM CERT.

8.  Koszty certyfikacji
Koszty certyfikacji składają się ze stałej opłaty obejmującej udział w systemie akredytacji, weryfikację techniczną, wystawienie certyfikatu oraz opłaty za audity w całym cyklu ważności certyfikatu.
Czas auditu jest obliczany w oparciu o aktualne wydania dokumentów normatywnych IAF MD 5, IAF MD 1, które są dostępne na stronie PCA.

Kontakt

e-mail: [email protected]