Procedura certyfikacji systemów zarządzania dotycząca norm ISO 9001, ISO 14001, i innych systemów zarząddzania, jest podzielona na 4 kroki.
1. Krok 1: Rozpoznanie potrzeb Klienta, ocena możliwości realizacji usługi przez jednostkę certyfikującą, oraz przygotowanie właściwej oferty na certyfikację i utrzymanie certyfikacji na dany system zarządzania. Obejmuje to :
- kontakt przedstawiciela GEM CERT z Klientem w celu określenia jego potrzeb
- wypełnienie przez klienta właściwego dla danego systemu zarządzania kwestionariusza, w zakresie danych o firmie, niezbędnych do przygotowania oferty.
- sporządzenie przez GEM oferty na certyfikację i przesłanie jej klientowi do akceptacji
- zawarcie umowy przez Jednostkę Certyfikującą i Klienta na 3 lata, okres ważności certyfikatu systemu zarządzania.
- wyznaczenie auditorów
- ustalenie z Klientem terminu auditu
2. Krok 2: Audit certyfikacyjny
Audit certyfikacyjny składa się z dwóch etapów.
Audit etap 1- ocena gotowości systemu zarządzania Klienta do certyfikowania. Audit prowadzony na miejscu u Klienta.
Klient otrzymuje raport z auditu Etapu 1, zawierający wnioski jak również wskazanie zidentyfikowanych słabych punktów, które mogłyby zostać ocenione, jako niezgodności podczas Etapu 2 -auditu certyfikacyjnego.
ETAP 2- audit certyfikacyjny
Przed Etapem 2 klient otrzymuje plan auditu z nim uzgodniony. Audit ETAP 2 prowadzony jest w miejscu prowadzenia działalności. Podczas auditu w firmie, sprawdzana jest skuteczność wdrożenia systemu zarządzania. Podstawą są wymagania uzgodnionej normy zarządzania, wymaganiała własne organizacji zawarte w jej dokumentacji.
Wynik auditu jest dokumentowany w raporcie.
3. Krok 3 – Decyzja o przynaniu/ odmowie/ utrzymaniu certyfikacji
Certyfikat jest wydawany po pozytywnej weryfikacji dokumentów z auditu, w tym raportu z auditu, dowodów zamknięcia ewentualnych niezgodności, potwierdzenia zgodności z procedurą certyfikacyjną przez weryfikatora Jednostki Certyfikującej GEM CERT. Certyfikaty GEM CERT są ważne max przez 3 lata pod warunkiem przeprowadzania rocznych auditów kontrolnych/ nadzoru w przedsiębiorstwie. Zatwierdzony raport oraz Certyfikat systemu zarządzania, jako dokument potwierdzający przyznanie certyfikacji jest przekazywany Klientowi.
Informacja o wydaniu, jego ważności jest udostępniana na stronie IAF https://iafcertsearch.org.
4. Krok 4 – Audity nadzoru
Celem auditu nadzoru jest potwierdzenie, że certyfikowany system zarządzania nadal spełnia wymagania danej normy, potweirdzenie ważności certyfikatu, zakresu działaności objętej certyfikacją. Audity nadzoru prowadzone są raz w roku, w odstępach 12 miesięcznych.
4.1 Audit ponownej certyfikacji:
Przed upływem ważności certyfikatu jest przeprowadzany audit wznawiający w przedsiębiorstwie, przedłużający ważność certyfikatu na kolejne 3 lata.
5. Zmiany zakresu certyfikacji
W trakcie ważności certyfikatu systemu zarządzania, możliwe są jego zmiany: rozszerzenie, ograniczenie, zarówno na wniosek organizacji certyfkowanej jak i w wyniku auditów andzoru.
6. Koszty certyfikacji
Koszty certyfikacji składają się ze stałej opłaty obejmującej udział w systemie akredytacji, weryfikację techniczną, wystawienie certyfikatu oraz opłaty za audity w całym cyklu ważności certyfikatu.
Czas auditu jest obliczany w oparciu o aktualne wydania dokumentów normatywnych IAF MD 5, IAF MD 1, IAF MD 11 aktualne wersje dostępne są na stronie PCA.